5 Bước Xử Lý Khi Hàng Quốc Tế Bị Hải Quan Tạm Giữ

Trong quá trình vận chuyển quốc tế, việc hàng quốc tế bị hải quan tạm giữ là tình huống không ai mong muốn nhưng vẫn có thể xảy ra. Điều này không đồng nghĩa với việc hàng hóa bị tịch thu hay không thể tiếp tục vận chuyển. Trên thực tế, phần lớn các trường hợp chỉ là tạm dừng để cơ quan hải quan kiểm tra, xác minh thông tin hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ.

Nếu không biết cách xử lý, người gửi có thể mất nhiều thời gian, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi hoặc làm chậm tiến độ giao hàng. Trong bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn 5 bước xử lý khi hàng quốc tế bị hải quan tạm giữ, đồng thời chia sẻ những nguyên nhân thường gặp và cách hạn chế rủi ro trong các lô hàng sau.

Vì sao hàng quốc tế bị hải quan tạm giữ?

Hải quan có quyền tạm giữ hàng hóa để kiểm tra khi phát hiện dấu hiệu bất thường hoặc cần xác minh thêm thông tin. Một số nguyên nhân phổ biến gồm:

• Hồ sơ khai báo chưa đầy đủ.
• Thông tin trên Invoice và Packing List không khớp.
• Khai sai tên hàng hoặc mã HS.
• Thiếu giấy phép nhập khẩu hoặc xuất khẩu.
• Hàng thuộc diện kiểm dịch hoặc kiểm tra chuyên ngành.
• Giá trị khai báo chưa phù hợp.
• Hàng hóa nằm trong danh mục quản lý đặc biệt.
• Kiểm tra ngẫu nhiên theo quy định.

Việc xác định đúng nguyên nhân sẽ giúp quá trình xử lý diễn ra nhanh và hiệu quả hơn.

Bước 1: Xác định chính xác lý do hàng bị tạm giữ

Ngay khi nhận được thông báo từ đơn vị vận chuyển hoặc cơ quan hải quan, bạn cần tìm hiểu rõ nguyên nhân khiến lô hàng bị giữ.

Một số câu hỏi cần làm rõ:

• Hàng đang bị giữ tại quốc gia nào?
• Thiếu giấy tờ gì?
• Có cần bổ sung chứng từ không?
• Có phải kiểm tra thực tế hàng hóa không?
• Thời hạn xử lý là bao lâu?

Việc nắm rõ thông tin sẽ giúp bạn tránh bổ sung hồ sơ không cần thiết và rút ngắn thời gian xử lý.

Bước 2: Kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ

Sau khi biết nguyên nhân, hãy rà soát toàn bộ chứng từ liên quan đến lô hàng.

Các giấy tờ cần kiểm tra gồm:

• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Tờ khai hải quan.
• Vận đơn (Bill of Lading hoặc Air Waybill).
• Hợp đồng mua bán (nếu có).
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).
• Giấy phép chuyên ngành.
• Chứng nhận kiểm dịch hoặc kiểm định (nếu cần).

Đặc biệt, hãy đảm bảo các thông tin như tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá và người nhận đều thống nhất giữa các chứng từ.

Bước 3: Bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ theo yêu cầu

Nếu hải quan yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc điều chỉnh thông tin, bạn nên thực hiện càng sớm càng tốt.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

Bổ sung hóa đơn thương mại

Nếu Invoice chưa đầy đủ thông tin hoặc thiếu chữ ký, người gửi cần phát hành lại theo đúng quy định.

Điều chỉnh Packing List

Packing List cần thể hiện chính xác số kiện, trọng lượng và quy cách đóng gói của lô hàng.

Bổ sung giấy phép

Đối với các mặt hàng như thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế hoặc sản phẩm có nguồn gốc động thực vật, hải quan có thể yêu cầu thêm giấy phép hoặc chứng nhận liên quan.

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp quá trình kiểm tra được rút ngắn.

Bước 4: Phối hợp với đơn vị vận chuyển và hải quan

Trong quá trình xử lý, người gửi nên giữ liên lạc thường xuyên với đơn vị logistics hoặc đại lý hải quan.

Đơn vị vận chuyển có thể hỗ trợ:

• Tra cứu tình trạng lô hàng.
• Làm việc với cơ quan hải quan.
• Hướng dẫn bổ sung chứng từ.
• Thực hiện khai sửa nếu cần.
• Theo dõi tiến độ thông quan.

Việc phối hợp kịp thời sẽ giúp giảm nguy cơ phát sinh thêm chi phí lưu kho hoặc lưu bãi.

Bước 5: Theo dõi kết quả và hoàn tất thủ tục thông quan

Sau khi hồ sơ được chấp nhận, cơ quan hải quan sẽ tiếp tục xử lý lô hàng.

Nếu không còn vướng mắc, hàng hóa sẽ được:

• Thông quan.
• Chuyển sang đơn vị vận chuyển.
• Tiếp tục hành trình đến người nhận.

Trong trường hợp cần kiểm tra thực tế, bạn nên chuẩn bị sẵn các chứng từ để quá trình kiểm hóa diễn ra nhanh chóng.

Những lưu ý để hạn chế hàng bị hải quan tạm giữ

Mặc dù không thể loại bỏ hoàn toàn rủi ro, bạn có thể giảm đáng kể khả năng bị giữ hàng bằng cách:

Khai báo chính xác

Tên hàng, số lượng, trọng lượng và giá trị phải đúng với thực tế.

Không nên khai báo chung chung như:

• Quà tặng.
• Đồ dùng.
• Hàng hóa.

Thay vào đó, hãy mô tả cụ thể từng mặt hàng.

Chuẩn bị đầy đủ chứng từ

Invoice, Packing List và các giấy tờ liên quan cần thống nhất về thông tin.

Nếu mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, nên chuẩn bị giấy phép ngay từ đầu.

Đóng gói đúng quy cách

Hàng hóa nên được đóng gói chắc chắn, có ghi nhãn rõ ràng để thuận tiện cho việc kiểm tra khi cần.

Tuân thủ quy định của nước nhập khẩu

Mỗi quốc gia đều có danh mục hàng hóa cấm hoặc hạn chế nhập khẩu riêng.

Trước khi gửi hàng, hãy tìm hiểu kỹ quy định của nước nhận để tránh phát sinh vấn đề.

Lựa chọn đơn vị logistics uy tín

Đơn vị có kinh nghiệm sẽ hỗ trợ khách hàng:

• Kiểm tra hồ sơ.
• Tư vấn quy định nhập khẩu.
• Hướng dẫn khai báo.
• Xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình thông quan.

Những mặt hàng thường bị kiểm tra kỹ

Một số nhóm hàng thường có tỷ lệ bị kiểm tra cao hơn gồm:

• Thực phẩm.
• Mỹ phẩm.
• Thực phẩm chức năng.
• Thiết bị điện tử.
• Pin lithium.
• Dược phẩm.
• Hóa chất.
• Hàng có nguồn gốc động thực vật.
• Sản phẩm y tế.
• Hàng có giá trị cao.

Đối với các mặt hàng này, nên tham khảo quy định của quốc gia nhập khẩu trước khi gửi.

Kết luận

Việc hàng quốc tế bị hải quan tạm giữ không phải lúc nào cũng là dấu hiệu của vi phạm mà thường xuất phát từ yêu cầu kiểm tra hoặc bổ sung hồ sơ. Quan trọng nhất là người gửi cần bình tĩnh, xác định đúng nguyên nhân và phối hợp chặt chẽ với đơn vị vận chuyển cũng như cơ quan hải quan để xử lý nhanh chóng.

Tiềm Năng Xuất Khẩu Hàng Việt Sang Mỹ:  Cơ Hội Bứt Phá Cho Doanh Nghiệp Việt Nam

Các Hiệp Định Thương Mại Tự Do Và Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp Việt

Dịch vụ gửi thực phẩm khô đi Mỹ uy tín, tiết kiệm tại TP Hồ Chí Minh